Chapitre 5 : Contrôle et archivage des documents commerciaux

Stockage des données clients et fournisseurs

En comptabilité, les documents clients et fournisseurs principaux sont :

• Factures (émises et reçues)
• Bons de commande
• Bons de livraison
• Avoirs
• Relevés de compte

Ces documents sont généralement stockés :

• Dans un logiciel de comptabilité
• Dans un système de gestion électronique des documents (GED)
• Physiquement dans des classeurs (pour les versions papier)

Le Controle interne

Le contrôle interne en comptabilité est un ensemble de dispositifs et de procédures mis en place au sein d'une entreprise ou d'une organisation pour assurer la fiabilité et la qualité de l'information comptable et financière. Voici les principaux éléments à retenir sur le contrôle interne comptable :

Les Composantes du controle interne

Le contrôle interne comptable repose sur plusieurs éléments clés :

• Une organisation claire avec définition des responsabilités
• Des procédures et méthodes formalisées
• Des systèmes d'information adaptés
• La diffusion en interne d'informations pertinentes et fiables
• Un système d'analyse et de gestion des risques
• Des activités de contrôle proportionnées aux enjeux
• Une surveillance permanente du dispositif

Importance du controle interne :

• Garantir la fiabilité des états financiers
• Prévenir les risques de fraudes, erreurs ou pertes
• Assurer la conformité réglementaire et éviter les sanctions
• Améliorer la performance et la prise de décision

Contrôle interne des documents commerciaux

Éléments à vérifier

L'entreprise doit vérifier :

• La concordance entre bon de commande, bon de livraison et facture
• L'exactitude des calculs (totaux, TVA, remises)
• La présence des mentions légales obligatoires sur les factures
• La conformité des délais de paiement à la loi LME
• La correspondance entre les factures et les écritures comptables

• Rapprochement entre les différents documents commerciaux
• Vérification des comptes clients et fournisseurs
• Lettrage des comptes
• Contrôle de cohérence entre la comptabilité auxiliaire et la comptabilité générale
• Utilisation de logiciels comptables avec contrôles automatisés

Transmission des documents commerciaux

La transmission peut s'effectuer par :

• Courrier postal (pour les factures papier)
• Email sécurisé (pour les factures électroniques)
• EDI (Échange de Données Informatisé) pour les grandes entreprises
• Portail fournisseur pour la réception des factures

Archivage

Objectifs de l'archivage en comptabilité

• Respect des obligations légales (durée de conservation)
• Justification des écritures comptables
• Préparation des contrôles fiscaux
• Gestion des litiges commerciaux

Modalités d'archivage

L'archivage comptable peut être :

• Physique (documents papier conservés dans des archives)
• Électronique (numérisation des documents papier et archivage des fichiers)

Systèmes d'archivage électronique (SAE) en comptabilité

Les SAE doivent répondre aux exigences suivantes :

• Garantir l'intégrité, la fiabilité et la pérennité des informations
• Permettre l'accès aux documents pendant la durée légale de conservation
• Assurer la traçabilité des opérations effectuées sur les documents

Externalisation de l'archivage comptable

L'externalisation de l'archivage comptable présente des avantages :

• Respect des normes légales et fiscales
• Gain de place et réduction des coûts de stockage
• Sécurisation des données

Points de vigilance :

• S'assurer que le prestataire respecte les normes comptables et fiscales
• Garantir l'accès rapide aux documents en cas de contrôle
• Vérifier la confidentialité des données confiées

Conclusion

le contrôle et l'archivage des documents commerciaux en comptabilité sont essentiels pour assurer la fiabilité des comptes, la conformité fiscale et la bonne gestion de l'entreprise. Les méthodes d'archivage électronique offrent des solutions efficaces, mais doivent être mises en place dans le respect des normes comptables et fiscales en vigueur.